technisch beheer en onderhoud

Technisch beheer van de VvE

Het Technisch Beheer van de VvE bestaat uit meerdere facetten, u kunt hierbij denken aan dagelijks onderhoud, maar ook contractonderhoud of planmatig onderhoud.
Het kosten van planmatig onderhoud wordt vaak verwerkt in een MJOP.

Dagelijks onderhoud (DO)

Opeens blijkt er iets defect in de Algemene ruimtes, een lekkage en nu?
Tijdens kantooruren is Swiss VvE-Beheer bereikbaar om uw reparatieverzoek(en) op te pakken.
Swiss Beheer is 24 uur per dag bereikbaar voor calamiteiten ( noodgevallen) en spoedreparaties.
Wij bieden u zo het Technisch Beheer waar u en de Vereniging van Eigenaren om vraagt.

Taken Dagelijks Onderhoud (DO)

U kunt hierbij denken aan de volgende zaken:

Het aannemen en beoordelen van storingsmeldingen;
De VvE kan in geval van nood 24 uur per dag en 7 dagen per week contact opnemen met de Swiss VvE-Beheer/storingsdienst;
Direct opdracht geven tot het repareren van (kleine) reparaties;
Direct opdracht geven tot het repareren van spoedeisende reparaties bij calamiteiten;
Overleg voeren met het Bestuur of Technische Commissie bij grotere reparaties en terugkerende reparaties;
Opdracht verstrekken van de reparatieopdrachten naar de aannemers toe;
Adviseren van de Vereniging van Eigenaren inzake het dagelijks onderhoud.

Onderhoud van de VvE

In overleg met de Vereniging van Eigenaren worden de onderhoudscontracten met toeleveranciers voor de VvE afgesloten.
Wij zorgen ervoor dat de kwaliteit in onderhoud en technisch beheer op een hoger niveau getild worden.
Hierbij wordt kritisch bekeken of de te leveren diensten door de toeleveranciers in verhouding staan tot de prijs.

Taken Contractonderhoud (CO)

U kunt hierbij denken aan de volgende zaken:

Het aanvragen van offertes en beheren van onderhoudscontracten ten behoeve van technische installaties en gemeenschappelijke voorzieningen;
Het uitbesteden en controleren van de met de VvE overeengekomen servicewerkzaamheden, zoals reparatie-, schoonmaak en hovenierswerkzaamheden;
Het afsluiten en beheren van Onderhoud- en Energiecontracten;
Het controleren en verwerken van ontvangen facturen van de VvE;
Het steekproefsgewijs (of na signalering ter plaatse) controleren van de geleverde diensten.

Planmatig Onderhoud (MJOP)

Middels het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP)
zorgt Swiss VvE-Beheer voor een kwalitatief gebouw waar zonder zorgen geleefd kan worden.
Nu en in de toekomst!

: Technisch Beheer en Onderhoud

Wat is een Meerjaren Onderhouds Plan (MJOP)?

Een Meerjaren Onderhouds Plan, in de regel afgekort tot MJOP (of MOP), is een methodiek waarbij de te verwachten onderhoudswerkzaamheden in tijd, geld en omvang zichtbaar worden gemaakt. Voor een bepaalde periode (meestal 10 of 15 jaar) wordt voor alle onderhoudsgevoelige elementen van een gebouw vastgesteld wanneer, hoe vaak en welke onderhoudswerkzaamheden noodzakelijk zijn om de staat van onderhoud van dat gebouw op een bepaald gewenst niveau te houden of te krijgen. Een MJOP wordt opgesteld aan de hand van recente inspectiegegevens. Een MJOP is daarom een dynamisch document welke periodiek (elke 3 jaar) dient te worden geactualiseerd.

Vijf redenen voor de VvE om het MJOP op te stellen:

Het planmatig onderhoud van een gebouw is vastgelegd;
Inzicht in de onderhoudswerkzaamheden en kosten;
Behoud van de gewenste kwaliteit van het gebouwen en functies;
Onverwachte extra kosten veroorzaakt door achterstallig onderhoud worden voorkomen;
Kans op ongewenste situaties (storingen, lekkages,klachten en overlast) te beperken.

Hoe komt een MJOP tot stand?

Om een MJOP te kunnen opstellen worden allereerst alle beschikbare gegevens over het gebouw (en overig gezamelijk eigendom): onderhoudshistorie verzameld, denk hierbij aan:

De beschikbare tekeningen;
Het bestek van het pand;
De Splitsingsakte(n), tekeningen;
De Werkomschrijvingen van de bouw;
De Bestaande prognoses;
De Onderhoudscontracten van de vereniging;

Vervolgens wordt er door een bouwkundige de visuele inspectie uitgevoerd, hierbij wordt vastgesteld welke onderhoudsgevoelige elementen in het gebouw aanwezig zijn en wat de hoeveelheden zijn. Van al deze elementen worden de technische staat van het onderhoud beoordeeld.

Indien deze inspectie volgens de methode NEN 2767 wordt uitgevoerd, dan noemen wij dit een conditiemeting, de inspectie wordt dan objectief en eenduidig gedaan door het element te controleren op (gestandaardiseerde) gebreken.

Gebreken

De ernst, omvang en intensiteit van de geconstateerde gebreken worden volgens een vaste methode beoordeeld. Elk element krijgt daarmee een conditiescore variërend van 1 (uitstekend) tot 6 (zeer slecht). Als een onderdeel niet visueel te beoordelen is omdat het element niet visueel verouderd wordt de conditie bepaald aan de hand van de (geschatte) leeftijd gerelateerd aan de theoretische levensduur van dat element.

Risico’s / prioriteiten

Alle gebreken worden vervolgens ingedeeld op risico’s en prioriteiten waarbij onderscheid kan worden gemaakt tussen: veiligheid & gezondheid, functionaliteit & kosten, esthetica etc. Hierbij spelen de eisen van de eigenaar(s)/ gebruiker(s) en het beschikbare budget een belangrijke rol. Wat is de gewenste situatie, het programma van eisen? Veel V.v.E’s vinden dit onderdeel echter lastig. In de praktijk wordt het programma van eisen (daardoor) vaak door de opsteller van het MJOP bepaald.

Bevindingen eenheidsprijzen

Alle werkzaamheden die nodig zijn om de geconstateerde gebreken op te heffen krijgen een eenheidsprijs. Alle planmatig uit te voeren onderhoudswerkzaamheden krijgen tevens een cyclus. Om de hoeveel jaar worden de werkzaamheden uitgevoerd en wat kost de uitvoering? De prijzen zijn gebaseerd op landelijke gemiddelden afkomstig uit een eigen database of uit een algemene databestand zoals bijvoorbeeld Bouwkosten-online of Archidat. (Plandatis, NLFSB gecodeerd)

Planning

Dan volgt pas het belangrijkste: de planning van de onderhoudsactiviteiten. Hierbij wordt gezocht naar de meest efficiënte en doelmatige planning van de werkzaamheden waarbij: (1.) budget (2.) prioriteiten (3.) het gewenste onderhoudsniveau bepalend zijn.

Dit is voor elk gebouw specifiek. Op de kosten kan worden bespaard door onderhoudswerkzaamheden te combineren waarbij bijvoorbeeld steigerkosten worden beperkt.

Als de planning gereed is, is duidelijk wanneer welke onderhoudswerkzaamheden worden uitgevoerd en welk bedrag de VvE jaarlijks dient te reserveren.

Conditiescore

Van het MJOP wordt tot slot een duidelijke rapportage opgesteld, in deze rapportage worden de volgende zaken inzichtelijk gemaakt:

een conditiescore per bouwdeel;
de geconstateerde gebreken en bevindingen(voorzien van foto’s);
een planning voor het huidige jaar;
een meerjarenbegroting;
een planning en een kapitalisatie helder inzichtelijk worden gemaakt.

Aandachtspunten

Laat een inspectie voor een MJOP altijd uitvoeren door een deskundige volgens de conditiemeting NEN 2767 methode. Dit waarborgt een eenduidige vastlegging van de huidige technische staat.

Spreek van te voren af welke onderdelen wel en welke onderdelen niet in het MJOP dienen te worden opgenomen.

Bijvoorbeeld schuurtjes, kozijnen door bewoner/eigenaar geplaatst, dakkapellen. Tuinafwerking, een uitbouw, etc.

Is het plan duidelijk opgesteld, Is het begrijpelijk en logisch? Kloppen de uitgangspunten?

Controleer een MJOP of laat deze nakijken door een deskundige. Is het gewenste niveau van onderhoud voldoende of misschien toch te hoog?, Is er voldoende budget voor het plan? Kunnen er werkzaamheden worden uitgesteld en wat zijn de risico’s hiervan? Laat het plan zo nodig aanpassen.

Is er in het MJOP rekening gehouden met zaken als; inflatiecorrectie, onvoorziene kosten, staartkosten en zijn de genoemde bedragen inclusief of exclusief B.T.W.?

De MJOP is klaar en nu?

Indien een MJOP gereed is moet deze uiteraard worden goedgekeurd door de ledenvergadering van uw V.v.E. Vervolgens dienen de geplande onderhoudswerkzaamheden voor het komende jaar te worden vastgesteld en uitgevoerd.

Een duidelijke technische werkomschrijving van de uit te voeren werkzaamheden is noodzakelijk om eenduidige offertes te krijgen die met elkaar te vergelijken zijn.

In de Technische werkomschrijving wordt vastgelegd wat uitgevoerd moet worden en welke kwaliteit wordt verlangd.

Vraag met de werkomschrijving minimaal 2 tot 3 offertes aan. Geef hierbij aan dat deze gespecificeerd dienen te worden aangeleverd, het liefst voorzien van een globale planning en vraag altijd referenties op.

Controleer en vergelijk de ontvangen offertes, zijn alle werkzaamheden opgenomen, wat zijn de voorwaarden. Onduidelijkheden dienen opgehelderd te zijn voor de opdrachtverlening.

Besteed het werk uit aan die partij die volgens u de beste prijs/kwaliteit verhouding heeft.

Indien er onvoldoende technische kennis binnen de V.v.E aanwezig is en of er is weinig tijd beschikbaar voor de aanbestedingsfase dan is het verstandig deze werkzaamheden uit te besteden aan een onafhankelijk en deskundige partij. Om de kwaliteit van uit te voeren onderhoudswerkzaamheden te borgen is controle en toezicht op de uitvoering onmisbaar.

Werkgebied in onderstaande plaatsen zijn wij actief:

Amsterdam, Haarlem, Amersfoort, Baarn, Soest, Den Dolder, De Bilt, Bilthoven, Bussum, Naarden, Blaricum, Huizen, Laren, Eemnes, Bunschoten-Spakenburg, Hilversum, Almere, Lelystad, Maarssen, Breukelen, Utrecht, Nieuwegein, Houten, IJsselstein, Doorn, Wijk bij Duurstede, Woudenberg, Ede, Apeldoorn, Het Gooi, Tiel, Veenendaal, Arnhem, Nijmegen.