Meerjarenonderhoudsplan (MJOP)

Opstellen Meerjarenonderhoudsplan ( MJOP)

Om het planmatig onderhoud van het complex vast te leggen, kunnen wij het onderhoud voor de komende jaren vastleggen in een Meerjaren Onderhouds Plan (MJOP).
Middels onze software maken wij een zo optimaal mogelijke MJOP met de laatste eenheidsprijzen volgens de juiste bouwtechnische normen ( NEN 2767). Deze zogenaamde “O- Prognose”stelt ons in staat om op een juiste manier, deskundig maar vooral leesbaar voor de klant, een heldere (onderhouds) begroting samen te stellen.

De vereniging van eigenaren is met de MJOP in staat om de juiste afwegingen te maken op het gebied van beheer en onderhoud van het complex. In overleg met Swiss Beheer stippelt u het te plegen onderhoud voor de komende jaren uit. De MJOP is en blijft een dynamisch document.

Samen met u kunnen wij de effecten van onderhoud monitoren en zorgen wij altijd dat u de juiste beslissingen maakt met de meest efficiënte onderhoudsreservering(en).

Wat is een Meerjaren Onderhouds Plan (MJOP)?

Een Meerjaren Onderhouds Plan, in de regel afgekort tot MJOP (of MOP),  is een methodiek waarbij de te verwachten onderhoudswerkzaamheden in tijd, geld en omvang zichtbaar worden gemaakt. Voor een bepaalde periode (meestal 10 of 15 jaar) wordt voor alle onderhoudsgevoelige elementen van een gebouw vastgesteld wanneer, hoe vaak en welke onderhoudswerkzaamheden noodzakelijk zijn om de staat van onderhoud van dat gebouw op een bepaald gewenst niveau te houden of te krijgen. Een MJOP wordt opgesteld aan de hand van recente inspectiegegevens. Een MJOP is daarom een dynamisch document welke periodiek (elke 3 jaar) dient te worden geactualiseerd.

Vijf redenen voor de VvE om het MJOP op te stellen:

• Het planmatig onderhoud van een gebouw is vastgelegd;
• Inzicht in de onderhoudswerkzaamheden en kosten;
• Behoud van de gewenste kwaliteit van het gebouwen en functies;
• Onverwachte extra kosten veroorzaakt door achterstallig onderhoud worden voorkomen;
• Kans op ongewenste situaties (storingen, lekkages,klachten en overlast) te beperken.

Hoe komt een MJOP tot stand?

Om een MJOP te kunnen opstellen worden allereerst alle beschikbare gegevens over het gebouw (en overig gezamelijk eigendom): onderhoudshistorie verzameld, denk hierbij aan:

• De beschikbare tekeningen;
• Het bestek van het pand;
• De Splitsingsakte(n), tekeningen;
• De Werkomschrijvingen van de bouw;
• De Bestaande prognoses;
• De Onderhoudscontracten van de vereniging;

Vervolgens wordt er door een bouwkundige de visuele inspectie uitgevoerd, hierbij wordt vastgesteld welke onderhoudsgevoelige elementen in het gebouw aanwezig zijn en wat de hoeveelheden zijn. Van al deze elementen worden de technische staat van het onderhoud beoordeeld.

Indien deze inspectie volgens de methode NEN 2767 wordt uitgevoerd, dan noemen wij dit een conditiemeting, de inspectie wordt dan objectief en eenduidig gedaan door het element te controleren op (gestandaardiseerde) gebreken.

Gebreken

De ernst, omvang en intensiteit van de geconstateerde gebreken worden volgens een vaste
methode beoordeeld. Elk element krijgt daarmee een conditiescore variërend van 1 (uitstekend) tot 6 (zeer slecht). Als een onderdeel niet visueel te beoordelen is omdat het element niet visueel verouderd wordt de conditie bepaald aan de hand van de (geschatte) leeftijd gerelateerd aan de theoretische levensduur van dat element.

Risico’s / prioriteiten

Alle gebreken worden vervolgens ingedeeld op risico’s en prioriteiten waarbij onderscheid kan worden gemaakt tussen: veiligheid & gezondheid, functionaliteit & kosten, esthetica etc. Hierbij spelen de eisen van de eigenaar(s)/ gebruiker(s) en het beschikbare budget een belangrijke rol. Wat is de gewenste situatie, het programma van eisen?  Veel V.v.E’s vinden dit onderdeel echter lastig. In de praktijk wordt het programma van eisen (daardoor) vaak door de opsteller van het MJOP bepaald.

Bevindingen eenheidsprijzen

Alle werkzaamheden die nodig zijn om de geconstateerde gebreken op te heffen krijgen een eenheidsprijs. Alle  planmatig uit te voeren onderhoudswerkzaamheden krijgen tevens een cyclus. Om de hoeveel jaar worden de werkzaamheden uitgevoerd en wat kost de uitvoering? De prijzen zijn gebaseerd op landelijke gemiddelden afkomstig uit een eigen database of uit een algemene databestand zoals bijvoorbeeld Bouwkosten-online of Archidat. (Plandatis, NLFSB gecodeerd)

Planning

Dan volgt pas het belangrijkste: de planning van de onderhoudsactiviteiten. Hierbij wordt gezocht naar de meest efficiënte en doelmatige planning van de werkzaamheden waarbij:

(1.) budget (2.) prioriteiten (3.) het gewenste onderhoudsniveau bepalend zijn.

Dit is voor elk gebouw specifiek. Op de kosten kan worden bespaard door onderhoudswerkzaamheden te combineren waarbij bijvoorbeeld steigerkosten worden beperkt.

Als de planning gereed is, is duidelijk wanneer welke onderhoudswerkzaamheden worden uitgevoerd en welk bedrag de VvE jaarlijks dient te reserveren.

Conditiescore

Van het MJOP wordt tot slot een duidelijke rapportage opgesteld, in deze rapportage worden de volgende zaken inzichtelijk gemaakt:

• een conditiescore per bouwdeel;
• de geconstateerde gebreken en bevindingen(voorzien van foto’s);
• een planning voor het huidige jaar;
• een meerjarenbegroting;
• een planning en een kapitalisatie helder inzichtelijk worden gemaakt.

Aandachtspunten

1. Laat een inspectie voor een MJOP altijd uitvoeren door een deskundige volgens de conditiemeting NEN 2767 methode. Dit waarborgt een eenduidige vastlegging van de huidige technische staat.

2. Spreek van te voren af welke onderdelen wel en welke onderdelen niet in het MJOP dienen te worden opgenomen.
Bijvoorbeeld schuurtjes, kozijnen door bewoner/eigenaar geplaatst, dakkapellen. Tuinafwerking, een uitbouw, etc.

3. Is het plan duidelijk opgesteld, Is het begrijpelijk en logisch? Kloppen de uitgangspunten?
Controleer een MJOP of laat deze nakijken door een deskundige. Is het gewenste niveau van onderhoud voldoende of misschien toch te hoog?, Is er voldoende budget voor het plan? Kunnen er werkzaamheden worden uitgesteld en wat zijn de risico’s hiervan? Laat het plan zo nodig aanpassen.

4. Is er in het MJOP rekening gehouden met zaken als; inflatiecorrectie, onvoorziene kosten, staartkosten en zijn de genoemde bedragen inclusief of exclusief B.T.W.?

De MJOP is klaar,en nu?

Indien een MJOP gereed is moet deze uiteraard worden goedgekeurd door de ledenvergadering van uw V.v.E. Vervolgens dienen de geplande onderhoudswerkzaamheden voor het komende jaar te worden vastgesteld en uitgevoerd.

Een duidelijke technische werkomschrijving van de uit te voeren werkzaamheden is noodzakelijk om eenduidige offertes te krijgen die met elkaar te vergelijken zijn.

In de Technische werkomschrijving wordt vastgelegd wat uitgevoerd moet worden en welke kwaliteit wordt verlangd.

Vraag met de werkomschrijving minimaal 2 tot 3 offertes aan. Geef hierbij aan dat deze gespecificeerd dienen te worden aangeleverd, het liefst voorzien van een globale planning en vraag altijd referenties op.

Controleer en vergelijk de ontvangen offertes, zijn alle werkzaamheden opgenomen, wat zijn de voorwaarden.
Onduidelijkheden dienen opgehelderd te zijn voor de opdrachtverlening.
Besteed het werk uit aan die partij die volgens u de beste prijs/kwaliteit verhouding heeft.

Indien er onvoldoende technische kennis binnen de V.v.E aanwezig is en of er is weinig tijd beschikbaar voor de aanbestedingsfase dan is het verstandig deze werkzaamheden uit te besteden aan een onafhankelijk en deskundige partij. Om de kwaliteit van uit te voeren onderhoudswerkzaamheden te borgen is controle en toezicht op de  uitvoering onmisbaar.